配車から記録までを一本につなぐ｜転記を減らす順番

運送業の書類が面倒なのは、量が多いからではありません。同じ運行について、別々の紙に何度も書くからです。

1本の運行を追うと、こうなります。

1. 配車表で「誰が・どの車で・どこへ」を決める
2. 泊まりを含むなら運行指示書を作って写しを持たせる
3. 走った実績を運転日報に書く
4. 荷主都合で待たされたら荷待ち時間記録簿に時刻を残す
5. 下請に出したなら実運送体制管理簿に誰が運んだかを書く

5枚の紙に、同じ日付・同じ車両番号・同じ荷主名が出てきます。ここで転記の順番を決めていないと、後から思い出して書くことになり、必ずどこかが食い違います。

予定を書く紙と、実績を書く紙を分ける

まずこの区別です。

予定の紙に実績を書き込まないでください。 配車表の出庫時刻を実績で上書きすると、予定と実績のずれが消えます。慢性的に遅れる経路を見つける手がかりが、そこにあります。

転記を減らす順番

前の日のうちに配車表を作り、そこから先はすべて配車表を見ながら書くのが基本形です。

• 運行指示書の「運転者・車両番号・行先」は配車表からそのまま写せる
• 日報のヘッダー（乗務員名・車両番号）も同じ
• 荷待ち記録の「荷主名・場所」も同じ

配車表の欄を、後続の紙と同じ並びにしておくと、目が横に流れるだけで写せます。並び順を揃えるだけで転記ミスが減ります。

配車の段階で判断すべき2つ

配車を組むときに、その場で決めておくべきことが2つあります。

1. 運行指示書が要る運行か乗務前と乗務後の点呼がいずれも対面でできない運行が含まれるなら、指示書が必要です。当日の朝に気づくと間に合いません。配車表の備考に「指示書 要」と書く欄を作っておいてください。

2. 自社で運ぶか、委託するか委託するなら、実運送体制管理簿に書く相手が決まります。配車表に「自社／協力会社（社名）」の欄を持たせておくと、月末にまとめて思い出す作業が消えます。

荷待ちは配車の問題でもある

荷待ち時間記録簿は運転者が現場で書くものですが、集計して読むのは配車を組む人です。

同じ荷主で毎回1時間以上待っているなら、それは運転者の問題ではありません。配車の組み方（到着時刻の設定）か、荷主との条件の問題です。3か月分をためて荷主別に平均を出すと、どちらなのかが見えます。

月末にやること

月末は、次の3つを突き合わせます。

1. 配車表の運行本数と、日報の枚数が合っているか
2. 委託した運行が、実運送体制管理簿に全部載っているか
3. 待機が発生した日が、荷待ち記録簿に載っているか

合わない日が出たら、その日の紙を全部並べる。 これを月次でやっておくと、巡回指導の前にまとめて探す作業がなくなります。

よくある質問

配車表は法令で必要な書類ですか。

法定の書類ではありません。ただし配車表に書いた内容は、乗務等の記録や点呼記録と整合している必要があります。

小規模でもここまで分ける必要がありますか。

車両が数台なら配車表と日報だけで回ります。委託が発生する、泊まりの運行が出る、といった段階で必要な紙が増えます。