運送業向け 運転日報テンプレート

運転日報に残せる項目

運転日報に残せる項目は、次のとおりです。

運転日報の書き方で迷いやすいところ

走行距離はメーターの実測値で書きます。 出庫時と帰庫時のオドメーターを書いて差を取る形にしておくと、後から検証できます。区間ごとの距離を頭で足した数字は、検証のしようがありません。

休憩は「取った時間」を書きます。 連続運転時間の管理と直結する欄です。改善基準告示では連続運転時間は4時間以内とされ、運転の中断は1回おおむね連続10分以上・合計30分以上が必要とされています。日報に休憩の開始と終了が入っていないと、この確認ができません。

空欄で出さないでください。 該当が無い欄には斜線か「なし」を入れます。空欄のままだと、書き忘れなのか該当が無いのかが後から判別できません。

運転日報の保存期間は1年

運転日報の保存期間は、乗務等の記録として1年間です。月ごとにファイルを分け、年月がファイル名に入る形で保管しておくと、巡回指導のときに探す手間がなくなります。

なお、事故に関係した日の日報は、事故の記録（3年保存）と一緒に別途控えておくと確実です。日報だけ1年で処分してしまうと、事故記録の裏付けが取れなくなります。

月をまたぐ運行の運転日報の書き方

泊まりの運行では、出庫と帰庫が別の月になることがあります。このとき行を分けないでください。1本の運行は1行です。出庫の日付の行に書き、帰庫時刻の欄に「翌19:30」のように書きます。

月をまたいで行を分けると、走行距離の差が合わなくなります。メーター値は出庫と帰庫の対で意味を持つためです。

運転日報をExcelで運用するときに決めること

Excelで回すなら、次の3つを最初に決めておいてください。後から決めると、決める前の分が救えません。

1. ファイル名の形（例：日報_2026-08_山田.xlsx）。年月と氏名が入っていれば探せます
2. 提出後は編集しない。月が変わったら別名で保存し、前月分は触らない
3. 保管場所。共有フォルダのどこに置くかを決め、個人のPCに残さない

3つ目が抜けると、退職時にその人の日報だけ消える、ということが起こります。

手書きの日報から切り替えても問題ありませんか。

記載事項が満たされていれば、紙でもExcelでも構いません。ただし電子で管理する場合は、改ざんされない運用（提出後は編集しない、月次でPDF化するなど）を決めておくと安心です。

1枚に何日分書けますか。

初期状態で20行、およそ1か月分の運行を1枚に収める想定です。行を増やす場合は最終行をコピーして貼り付けてください。