運送業の書類の保存期間｜1年と3年の切り分け

運送事業者が作る書類の保存期間は、書類の種類によって違います。ほとんどのものが1年で、いくつかが3年です。この「ほとんど1年、たまに3年」という状態が、実務では扱いにくいところになります。

まとめて1年で処分すると、3年保存すべきものまで消えます。一方で、すべてを3年にすると、今度は書庫が足りなくなります。

全体像としては、日々たまるものはほぼ1年、事故と教育に関するものが3年という分かれ方になります。この2つに分けて覚えておくと、条文を暗記しなくても判断できるようになります。

運送業の主な書類と保存期間の一覧

運送業の主な書類と保存期間は、次のとおりです。

数字そのものは単純です。実務でつまずくのは、この表に書かれていない部分になります。

労務の帳簿の保存期間は別ルール

労務の帳簿の保存期間は、ここまでの表とは別の系統になります。ここまでは輸送安全規則と車両法にもとづく記録の話です。運送業には、労働基準法にもとづく帳簿がもう一系統あります。

一般には、この2つを別の棚に分けて保管している事業所が多くあります。同じ棚に混ぜると、片方の調査のときにもう片方まで出すことになるためです。見に来る相手が違い、聞かれ方も違うため、棚の段階で分けておくと運用が楽になります。

労務側の保存期間は、法改正の経過措置が関わる部分があります。労働基準法第109条では、労働者名簿・賃金台帳などの重要な書類は5年間保存とされていますが、附則第143条で当分の間は3年間と読み替えられています。扱いが変わる可能性があるため、迷ったときは所管の労働基準監督署に確認すると決めておく方が安全です。

なお運転者等台帳（乗務員台帳）と労働者名簿は別の書類になります。根拠となる法令が違うため、どちらか一方では足りません。運転者は両方、事務職や整備士は労働者名簿だけ、という整理になります。

書類の保存は綴じ方で決まる

書類の保存は、期間を知っていても綴じ方が合っていないと守れません。期間が来たときに、どれが対象なのかを判別できなくなるためです。

うまくいかないのは、次の3つの綴じ方になります。

• 種類ごとに全期間をまとめて綴じる（1年分だけを抜く作業が発生します）
• 日付順にすべての書類を混ぜて綴じる（1年のものと3年のものが同じファイルに入ります）
• 担当者ごとに分ける（担当が変わると探せなくなります）

実務で広く使われているのは、「保存期間 → 年月 → 種類」の順に分ける形です。

この形にすると、最後の工程が軽くなります。「1年の棚の2025-08」が来年の9月に処分対象になると決まっていれば、中身を1枚ずつ確認する作業がなくなります。

落とし穴1｜事故の日の運転日報が先に消える

1つ目の落とし穴は、事故の日の運転日報が先に消えることです。

事故の記録は3年、運転日報は1年になります。そのため、事故から2年後に経緯を確認しようとすると、記録は残っているのに、その日の運行実績を示す日報が処分済みという状態が起こります。

ポイントはここです。事故の記録に関係書類の写しを添えて一緒に保管すると、後から経緯を追えるようになります。原本を移す必要はなく、コピーかPDFで足ります。

添えるのは3点です。その日の運転日報、その日の点呼記録、該当車両の点検整備記録簿の直近分になります。

この3つがあると、事故の状況を説明するときに「その日どう走ったか」「体調はどうだったか」「車両に問題はなかったか」に答えられるようになります。

落とし穴2｜運転者等台帳の保存期間の起算日

2つ目の落とし穴は、運転者等台帳（実務では乗務員台帳とも呼ばれます）の保存期間の起算日になります。運転者等台帳の保存期間は、作成から3年ではありません。運転者でなくなった日から3年になります（輸送安全規則第9条の5第2項）。転任や退職で運転者でなくなったら、直ちにその年月日と理由を台帳に書き入れることとされています。

在職10年の運転者であれば、実質13年分を保持することになります。そのため、退職者の台帳を退職の翌年にまとめて処分すると、期間が足りなくなります。

台帳に退職日を書いたときに、その隣へ「保存期限 ○年○月」と書き添えておくと、処分してよい年が一目で分かります。退職者用のフォルダを年ごとに作り、期限が来た年のフォルダごと処分する形にすると、毎回の判断が不要になります。

なお台帳には、住所・生年月日・免許証の番号と有効期限・健康状態・顔写真が入ります。運送業の書類の中では情報の密度が高い部類になるため、保管場所とアクセスできる担当者を限定しておくと安全です。

落とし穴3｜電子保存したつもりで残っていない

3つ目の落とし穴は、電子で保存したつもりで残っていないという状態です。Excelで日報を作っている事業所では、上書き保存が起こりやすくなります。同じファイルを毎月使い回していると、先月分が残りません。

電子で保存する場合は、次の3つを最初に決めておくと後から救えます。

1. ファイル名の形（年月と対象が入っていること。例：日報_2026-08_山田）
2. 提出後は編集しない（月が変わったら別名で保存し、前月分は触らない）
3. 保管場所（共有フォルダのどこに置くか。個人のPCに残さない）

3つ目が抜けると、退職時にその人の日報だけが消えるという取りこぼしが起こります。そのため、退職手続きのチェックリストに「共有フォルダへの移動」を入れておくと確実になります。

デジタコのデータも同じ扱いになります。クラウドやサーバーにある場合は、保存期間の設定が1年以上になっているか、契約を切り替えたときに過去データが引き継がれるかを確認しておくと安全です。契約変更で過去分が消えることは、実際に起こります。

委託した運行の記録は誰が保存するか

委託した運行の記録を保存するのは、実際に運んだ会社になります。委託した側が相手の日報を保存する義務はありません。

ただし元請としては、別の記録が発生します。実運送体制管理簿です。誰が運んだかを記録し、保存する必要があります。

• 自社で運んだ運行 … 日報・点呼記録を自社が保存（1年）
• 委託した運行 … 実運送体制管理簿に記載して保存（元請として）

委託すると何も残らなくなるわけではなく、残すものが変わるという整理になります。ここを取り違えると、委託分の記録を一切持っていないという状態が起こります。

貨物自動車運送事業法第24条の5では、真荷主から引き受けた1.5トン以上の貨物の運送で、他の事業者の運送を利用したときに作成し、運送が完了した日から1年間、営業所に備え置くこととされています（重量は同法施行規則）。自社が対象かどうかは、所管の運輸支局で確かめられます。

法改正で保存期間が変わったときの対応

法改正で保存期間が変わることは、実際にあります。労務系の帳簿では、2020年4月の労働基準法の改正で保存期間が5年（当分の間は3年）に見直されました。

このときに扱いにくくなるのが、改正前に作った書類です。経過措置が置かれることが多く、いつ作ったものかで扱いが変わります。

ポイントはここです。書類に作成年月が入っている状態にしておくと、改正があっても切り替えられます。

綴じ方を「保存期間 → 年月 → 種類」にしておくと、改正があっても「この年月以降は新しい期間で」と切り替えられます。逆に、年月が分からない綴りがあると、すべてを長い方に合わせることになります。

巡回指導で書類を見られる順番

巡回指導で書類を見られる順番は、一般には次のような流れになることが多くなっています。保存期間を守っていても、出せなければ意味がありません。

最初に点呼記録と日報が来ます。この2つは毎日たまるものなので、記録の習慣がそのまま出る部分になります。逆に言えば、この2つが整っていると、後の書類も整っていると見なされやすくなります。

探す時間も見られています。「少々お待ちください」と言って書庫に消える時間が長いほど、管理状況の評価は下がります。

準備としては、通知が来てから書類を作るのではなく、四半期に一度、上の順に3か月分をめくって欠落を数えておく方法が現実的です。そのうえで、作った書類は見れば分かります。筆跡が揃っていたり、インクの色が同じだったり、数字が整いすぎていたりするためです。

書類の保存期間の起算日はいつか

書類の保存期間の起算日は、条文によって書き方が違います。運行指示書は「運行の終了の日から」、運転者等台帳は「運転者でなくなった日から」、実運送体制管理簿は「運送が完了した日から」、点検整備記録簿は「記載の日から」と定められています。点呼の記録や業務の記録のように起算日が書かれていないものは、記録した日から数えておくと安全です。月単位でまとめている書類（1か月分を1枚にしている日報など）は、その月の最終日を起点にすると考えておくと安全です。

月の1日分だけを見て「1年経った」と判断すると、同じ用紙に載っている月末分がまだ1年に達していないというイレギュラーなことが起こります。そのため、1か月分を1枚にする様式を使っているなら、月単位で処分すると決めてしまうと運用が簡単になります。

運送業の書類は電子保存してよいのか

運送業の書類は、電磁的方法で作成・保存することが可能とされています。ただし運用上の要件があり、おおまかには次の3点が問われます。

1. 改ざんされない仕組み（提出後に書き換えられないこと）
2. 必要なときに出せること（求められたら速やかに表示・印刷できる）
3. 保存期間を通じて読めること（形式が変わっても開ける）

ポイントは2つ目です。クラウドにあるという状態では足りず、その場で出せる状態である必要があります。回線が落ちている、担当者しかログインできない、という状態は避けておくと安全です。

具体的な取り扱いは、所管の運輸支局にご確認ください。紙と電子を併用し、当面は紙も残すという移行の仕方をとっている事業者が多くあります。

保存期間が過ぎた書類を処分するときの注意

保存期間が過ぎた書類には、運転者の氏名や住所といった個人情報が含まれます。可燃ごみに出すのではなく、溶解処理や裁断のうえで処分すると安全です。

処分した記録を残しておくと、さらに確実になります。「2026年9月、2025年8月分の日報・点呼記録を溶解処理（○○社）」と1行書いておくと、後から「あるはずのものが無い」と言われたときに説明できます。

処分の記録に書くのは3つです。いつ、何を（年月と種類）、どうやって（溶解・裁断・委託先）になります。

この3つがあると、意図的に廃棄したのか紛失したのかを区別できます。紛失と見なされると、管理体制そのものを問われることになります。

保存期間が分からない書類の判断

保存期間が分からない書類が出てきたときは、残す方向で判断するのが良いです。処分しすぎて困ることはあっても、残しすぎて罰せられることはありません。

ただし個人情報を含むものは扱いが変わります。必要がなくなった個人情報は、適切に処分する方が管理上は安全になります。

判断の順序としては、次のようになります。

書類の保存期間を管理するために最初にやること

書類の保存期間を管理するために最初にやることとしては、一覧を書庫の扉に貼る方法があります。

書類を綴じる人と処分する人が別であれば、なおさら効きます。「何年か分からないから残しておく」が積み重なった書庫では、いざ探すときに何も見つかりません。

そのうえで、次の3つを決めておくと運用が回ります。

1. 1年の棚と3年の棚を物理的に分ける
2. 事故の綴りには関係書類の写しを入れる
3. 退職者の台帳は退職年のフォルダにまとめる

この3つが決まっていると、保存に関する取りこぼしはかなり減らせます。条文を覚えていなくても、棚の分け方がそのまま保存期間の管理になるためです。

保存期間にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

運送業の書類の保存期間は、年数そのものより、保存する書類と事業者の範囲が広がってきています。

輸送安全規則の1年・3年の区分は変わっていません。増えたのは保存する書類の種類と、保存する事業者です。軽貨物の協力会社がいる場合は、協力会社の側でも記録が残っているかを確かめておくと、事故のあとの照会に答えやすくなります。

出典：

• 貨物自動車運送事業輸送安全規則（e-Gov法令検索）
• 貨物自動車運送事業法（e-Gov法令検索）
• 自動車点検基準（e-Gov法令検索）
• 労働基準法（e-Gov法令検索）
• 国土交通省「貨物軽自動車運送事業者の安全対策」リーフレット

確認日は2026年10月3日です。輸送の安全に関する記録は所管の運輸支局、労務の帳簿は所管の労働基準監督署で確かめられます。

保存期間に出てくる用語

保存期間の条文には、書類の正式な名前が出てきます。社内での呼び名と合わせておくと、棚の表示を作るときに迷いません。

保存期間の用語で迷いやすいのは「業務の記録」です。規則の見出しは「業務の記録」で、運転日報という名前は出てきません。社内の様式名が違っていても、記載する事項がそろっていれば、その書類が業務の記録になります。

保存期間と一緒に押さえておきたいこと

健康診断個人票の保存期間は5年

運送業の書類の保存期間で抜けやすいのが、健康診断の結果です。労働安全衛生規則第51条では、健康診断の結果にもとづいて健康診断個人票を作り、5年間保存すると定められています。運転者等台帳の「健康状態」は台帳の側、個人票は労務の棚の側、と置き場所を分けておくと、どちらも取り出しやすくなります。

保存期間が過ぎても、事故の綴りに入れた写しは事故の記録と同じ扱いにする

保存期間1年の日報や点呼記録も、事故の記録（3年）の綴りに写しを入れたものは、事故の記録と一緒に3年残す形にそろえておくと迷いません。1年の棚の処分のときに、事故の綴りまで一緒に抜かないよう、事故の綴りは3年の棚に置いておきます。

保存期間の短い運行指示書は、長い運行ほど起算日がずれる

運行指示書の保存期間は、作った日ではなく運行の終了の日から1年です（輸送安全規則第9条の3第4項）。数日にわたる運行では、作成日で数えると数日早く処分することになります。運行指示書の右上に終了日を書いておくと、処分の判断がしやすくなります。

よくある質問

電子データでの保存は認められますか。

記録の作成・保存を電磁的方法で行うことは可能とされていますが、改ざん防止など運用上の要件があります。具体的な取り扱いは所管の運輸支局にご確認ください。

保存期間を過ぎた書類は必ず処分すべきですか。

処分の義務があるわけではありません。ただし個人情報を含むため、必要がなくなった段階で適切に処分する方が管理上は安全です。