運送業向け 乗務員台帳テンプレート

乗務員台帳に載せる情報

乗務員台帳に載せる情報は、大きく次の分類に分かれます。

乗務員台帳で免許の期限を切らさない

免許の有効期限は誕生日の1か月後までです。台帳に有効期限を入れておき、毎月初に「今月・来月が期限の運転者」を確認する運用にすると、抜けません。

免許証の写しを別途保管している事業所も多くありますが、写しだけでは一覧で見渡せません。台帳と写しの両方を持つのが確実です。

乗務員台帳と指導・監督の記録

運転者に対する指導・監督の記録は、3年間の保存が求められる範囲に含まれます。台帳に実施日を書き、指導の内容そのものは別のファイルにまとめておくと、両方が追えます。

中途採用者の乗務員台帳

前職での事故歴の申告を受けたら、その内容も記載します。適性診断の受診が必要になる場合があるため、雇入れの時点で確認しておくと、後から慌てずに済みます。

退職した運転者の乗務員台帳は3年保存

保存期間は運転者でなくなった日から3年間です。作成から3年ではありません。

台帳に退職日を書いたら、その隣に「保存期限 2029年8月」と書き添えてください。処分してよい年が一目で分かります。退職者の台帳を在職者と同じ場所に置いたままにすると、いつの間にか全員分が10年分たまります。

退職者用のフォルダを年ごとに作り、期限が来た年のフォルダごと処分する。この形にしておくと、判断が要りません。

乗務員台帳は個人情報として扱う

この台帳には、住所・生年月日・免許証番号・健康診断の受診状況が入ります。運送業の書類の中で、最も情報の密度が高い書類です。

• 保管場所を決め、アクセスできる担当者を限定する
• 電子ファイルなら、共有フォルダの権限を絞る
• 印刷したものを机上に置いたままにしない

営業所に備え置く必要はありますが、誰でも見られる状態にしておく必要はありません。

労働者名簿との使い分け

事務職や整備士は労働者名簿だけ、運転者は両方です。根拠となる法令が違うため、片方では足りません。氏名や住所が重複するのは避けられないので、更新のタイミングを揃える（月末に両方直す）と手間が減ります。

退職した運転者の台帳はいつ処分できますか。

運転者でなくなった日から3年間の保存が求められています。退職日を台帳に明記しておくと、処分の可否を判断できます。

個人情報の管理はどうすればよいですか。

住所や健康診断の情報を含むため、アクセスできる担当者を限定してください。ファイルにパスワードを設定する、共有フォルダの権限を絞るといった対応をおすすめします。