運送業向け ヒヤリハット報告書テンプレート

ヒヤリハット報告を集めるときの原則

ヒヤリハット報告を集めるときの原則は、書く側の負担を減らすことです。

報告は1件1行にします。A4の報告書を1枚ずつ書かせる方式は、書く側も集計する側も負担が大きく、続きません。

匿名でも受け付ける形にします。 報告者名の欄は設けていますが、必須にしない運用をおすすめします。名前を書かせた瞬間に報告数は落ちます。

対策を書く欄は管理側に持たせます。 運転者が書くのは「何があったか」までで十分です。要因の分析と対策は、報告を受けた側が埋めます。

ヒヤリハット報告の分析の仕方

3か月ほど溜まったら、次の3つの軸で並べ替えてみてください。

• 場所 — 同じ地点が繰り返し出ていないか
• 時間帯 — 早朝・夕方に偏っていないか
• 状況 — 発進時・後退時・車線変更時のどれが多いか

どれか1つでも偏りが見つかれば、それが次の安全教育の題材になります。「安全運転を心がけましょう」という一般論より、「○○交差点の右折で3件出ています」の方が伝わります。

事故になった場合はヒヤリハットではなく事故報告書

ヒヤリハットではなく実際の事故になった場合は、事故報告書を使います。こちらは記録の保存期間が定められています。

ヒヤリハット報告は集計して初めて価値が出る

1件ずつ読んでも、得られるのは「気をつけよう」だけです。3か月分をためて並べ替えると、別のものが見えます。

やることは3回の並べ替えだけです。

1. 発生場所で並べ替える … 同じ地点が2件以上あれば、経路の問題
2. 時刻で並べ替える … 早朝・夕方に偏るなら、視認性か疲労の問題
3. 状況で読む … 発進時・後退時・車線変更時のどれが多いか

偏りが出た軸が、次の教育の題材になります。

ヒヤリハット報告を乗務員教育に渡す

見つけた偏りは、そのまま乗務員教育記録簿の「使用した資料」欄に書ける形にしておきます。

「社内ヒヤリハット集計（6-8月／構内後退時 4件）」と書いてあれば、何を題材にしたかが1年後にも分かります。一般論の教材より、自社で起きた4件の方が伝わります。

ヒヤリハット報告が止まったとき

報告数が減ったら、安全になったのではなく書かなくなったと考えてください。よくある原因は、報告した人が個別に指導されたことです。

報告は責めるためのものではない、と繰り返し伝える。対策欄に個人名を書かない。この2つで報告数は戻ります。

運転者はどこまで書けばよいか

この様式では、使い方を表の中（見出しの上）に置いています。

• 運転者が書くのは「発生日・時刻・場所・状況」まで
• 要因と対策は管理者が書く
• その場で危ないと思ったときは、まず運行管理者に連絡する。用紙はあとでよい

対策まで書かせない形にします。対策を思いつかない人は報告しなくなります。用紙を書いてから連絡する形にすると、報告そのものが遅れます。

終わっていない件を見つける

「対策」と「共有」の欄が空のままの行は、集めただけで終わっている件です。月に一度、空欄の行だけを見ます。全件を読み直さなくても、止まっているものが分かります。

いちばん下に、記入者・対策を書いた管理者・確認した安全統括管理者の欄があります。

報告が集まりません。どうすればよいですか。

書く量を減らすのが最も効きます。日報の余白に一言書いてもらい、それを管理側が転記する形から始めると、報告そのものが習慣になります。