運送業向け 実運送体制管理簿テンプレート

実運送体制管理簿に記録する内容

中心になるのは次の3つです。

1. 荷主から引き受けた運送（いつ・どこからどこへ・何を）
2. 実際に運んだ事業者（商号、住所、許可番号）
3. 下請の階層（元請＝1次、その下＝2次…）

自社で運んだ場合も記録します。「自社実施」と書けば足ります。空欄にすると、記録漏れなのか自社実施なのか判別できません。

実運送体制管理簿の階層の数え方

荷主から直接引き受けた事業者が元請です。そこから先、運送を委託するたびに階層が1つ深くなります。

自社が把握できるのは、原則として自社が委託した相手までです。その先の階層は下請事業者からの報告に依存します。報告を受ける仕組みを契約時に決めておかないと、記録が埋まりません。

実運送体制管理簿と配車表をつなげる

日々の配車表に「自社／協力会社（社名）」の欄を作っておくと、この管理簿への転記が楽になります。後からまとめて思い出そうとすると、必ず抜けます。

実運送体制管理簿の保存

作成した管理簿は保存が必要です。保存期間は制度の運用によるため、所管の運輸支局にご確認ください。

下請から報告を受ける仕組みを先に作る

この管理簿が埋まらない理由は、ほぼ1つです。下請から報告が来ないからです。

自社が把握できるのは、原則として自社が委託した相手までです。その先の階層は、委託先からの報告に依存します。だから、運送委託契約の中で報告の方法とタイミングを決めておく必要があります。

決めるのは3つです。

1. 何を報告するか（実運送を行った事業者の商号・所在地・許可番号）
2. いつまでに（運送日の翌営業日まで、月末締めの翌5日まで、など）
3. どうやって（所定の様式をメールで、専用フォームで、など）

契約書に一文入れておくだけで、督促の根拠になります。

未報告の行を空欄のまま残さない

報告が来ていない運行は、「※未報告」と書いて残してください。 空欄にすると、記録漏れなのか報告待ちなのかが区別できません。

配布ファイルの記入例には、未報告の行を1行入れてあります。督促した日を備考に書いておけば、後から経緯を説明できます。

配車表に「自社／協力会社」の欄を持たせる

配車表に「自社／協力会社（社名）」の欄を作り、決めた瞬間に書く。この管理簿は、その欄を月末に転記するだけの作業になります。

自社ですべて運んでいる場合も必要ですか。

対象となる運送を引き受けた場合、実運送事業者として自社を記載することになります。適用範囲は所管の運輸支局にご確認ください。

下請の先の階層まで書けません。

委託先から報告を受ける必要があります。運送委託契約の中で報告の方法とタイミングを決めておくのが現実的です。