運送業向け 年次有給休暇管理簿テンプレート

年次有給休暇管理簿は、作成が義務の書類です。出勤簿や賃金台帳と違って比較的新しい義務なので、様式を持っていない事業所がまだあります。

運送業でこれが厄介なのは、年5日の時季指定義務です。運行の都合で休みが取りにくく、気づくと年度末に「5日取れていない人」が残ります。年度末に発覚すると、もう埋める日がありません。

このテンプレートは1人1枚で、基準日・付与日数・取得日・残日数に加えて、年5日に対して今いくつ取れているかが常に見える形にしています。

何を書くか

規則が求めているのは3つです。

1. 時季（いつ取得したか）
2. 日数（何日取得したか）
3. 基準日（年次有給休暇を与えた日）

これに加えて、実務では付与日数・繰越日数・残日数が要ります。本人から「あと何日ありますか」と聞かれたときに、その場で答えられないと管理していないのと同じです。

基準日のそろえ方

入社日ごとに基準日がばらばらだと、管理が人数分に増えます。基準日を全社で統一（斉一的取扱い）している事業所が多いのはこのためです。

統一する場合は前倒しで付与することになります。どちらの方式でも管理簿の作りは同じですが、基準日の欄を必ず埋めてください。ここが空だと、年5日の期間がいつからいつまでなのかが決まりません。

年5日の進み具合を見る

テンプレートには「年5日に対する取得数」の欄があります。ここを四半期ごとに見るのが要点です。

• 第1四半期末で0日 … まだ余裕がある
• 第2四半期末で0日 … 声かけを始める
• 第3四半期末で2日未満 … 時季指定を検討する段階

年度末に慌てて5日まとめて取らせると、今度は運行が回らなくなります。早く気づくほど、配車で吸収できます。

半日・時間単位の扱い

半日単位の取得を認めている場合は0.5日として記入します。時間単位年休は年5日の取得日数には算入されないため、別の欄に分けて記録してください。同じ欄に混ぜると、年5日の判定を間違えます。

出勤簿との関係

出勤簿の区分欄に「有休」と書いた日が、この管理簿の取得日と一致している必要があります。月末に突き合わせる手順に入れておいてください。

保存

当該年度中と、期間満了後の一定期間の保存が求められます。保存期間は法改正の経過措置が関わるため、最新の取り扱いを所管の労働基準監督署にご確認ください。

このテンプレートについてよくある質問

出勤簿と一体にしてもいいですか。

必要な事項（時季・日数・基準日）が明らかであれば、出勤簿や賃金台帳と併せて調製することも可能とされています。ただし年5日の進捗を見るには、人ごとに集計できる形にしておく方が実務的です。

パート・アルバイトも作成が必要ですか。

年次有給休暇が付与される労働者であれば対象です。比例付与の場合も付与日数を記入してください。