運送業向け 乗務員台帳テンプレート

乗務員台帳は、運転者1人につき1枚。免許の情報、健康診断の受診状況、指導・監督の実施状況、事故や違反の履歴をまとめておく書類です。

保存期間は、運転者でなくなった日から3年間。在職中ではなく、辞めた後から数える点に注意が必要です。

この台帳が生きるのは、免許の有効期限を切らさないためです。更新を忘れて無免許運転になれば、事業者の責任も問われます。期限を1か所に集めておく意味は大きいものです。

台帳に載せる情報

免許の期限を切らさない

免許の有効期限は誕生日の1か月後までです。台帳に有効期限を入れておき、毎月初に「今月・来月が期限の運転者」を確認する運用にすると、抜けません。

免許証の写しを別途保管している事業所も多くありますが、写しだけでは一覧で見渡せません。台帳と写しの両方を持つのが確実です。

指導・監督の記録

運転者に対する指導・監督の記録は、3年間の保存が求められる範囲に含まれます。台帳に実施日を書き、指導の内容そのものは別のファイルにまとめておくと、両方が追えます。

中途採用のとき

前職での事故歴の申告を受けたら、その内容も記載します。適性診断の受診が必要になる場合があるため、雇入れの時点で確認しておくと、後から慌てずに済みます。

このテンプレートについてよくある質問

退職した運転者の台帳はいつ処分できますか。

運転者でなくなった日から3年間の保存が求められています。退職日を台帳に明記しておくと、処分の可否を判断できます。

個人情報の管理はどうすればよいですか。

住所や健康診断の情報を含むため、アクセスできる担当者を限定してください。ファイルにパスワードを設定する、共有フォルダの権限を絞るといった対応をおすすめします。