運送業向け 運行記録計の記録整理表

運行記録計（タコグラフ）の記録は、1年間の保存が義務です。ところが、実務では最も散逸しやすい記録でもあります。

アナログなら円形のチャート紙、デジタルならデータ。どちらも「車の中にある」状態から回収して保管するまでの間に抜けます。回収を忘れた月があっても、気づくのは指摘されたときです。

この表は、チャートやデータそのものを置き換えるものではありません。「どの車の・いつの記録が・どこにあるか」を月単位で確認するための管理表です。

何を管理するか

記録そのものではなく、記録の所在と欠落を管理します。

• 対象車両（装着義務のある車か）
• 月ごとの記録の有無
• 保存の形（チャート紙／データ）
• 保管場所（棚・フォルダ・クラウド）
• 確認者と確認日

「有無」を月ごとにマス目で持つのが要点です。 空白のマスが、そのまま欠落になります。

装着義務の対象を最初に決める

すべての事業用自動車に義務があるわけではありません。車両総重量等による基準があります。自社のどの車が対象かを最初に確定させ、この表の対象欄に印を付けてください。

対象外の車を含めて管理しても構いませんが、対象なのに表に載っていない車があると、そこが穴になります。判断に迷う車両は所管の運輸支局に確認してください。

デジタコの場合

データがクラウドやサーバーにある場合も、保存の責任は事業者にあります。

• 保存期間の設定が1年以上になっているか
• 契約を切り替えたとき、過去データが引き継がれるか
• 退職者・売却車両のデータが消えていないか

3つ目が抜けやすい部分です。車両を手放すときに、その車のデータを吸い出しているかを確認してください。

日報・拘束時間との関係

タコグラフは「実際にどう走ったか」の一次記録です。運転日報や拘束時間管理表の記載と食い違うことがあります。

食い違ったときは、タコグラフが事実です。日報の書き間違いか、記憶で書いたかのどちらかなので、書き方の指導につなげてください。

月次で確認する

月初に前月分を回収し、この表に○を付ける。5分の作業です。

四半期に一度まとめてやろうとすると、必ず抜けます。 車内に残ったチャート紙は、汚れたり破れたりして読めなくなります。

このテンプレートについてよくある質問

デジタコならこの表は不要ですか。

データの保存自体は自動でも、「どの車のどの期間が保存されているか」を人が把握していないと、欠落に気づけません。契約変更や車両入替のときに抜けが出ます。

チャート紙はどう保管しますか。

車両ごと・月ごとに封筒などにまとめ、年月と車両番号を明記して保管している事業所が多くあります。1年を過ぎたものはまとめて処分できるよう、年単位で分けておくと管理が楽になります。