運送業向け 遅延のご連絡テンプレート
遅延のご連絡は、配送が予定より遅れるときに荷主へ出す文書です。電話での第一報の後、経緯を文書で残す場面で使います。
遅延の連絡で信頼を失うのは、遅れが確定してから連絡したときです。見込みの段階で伝えておけば、荷主も手を打てます。連絡が遅いことのほうが、遅延そのものより問題になります。
このテンプレートは、原因・見込み・対応という順に並べ、荷主が次の判断をできる情報を先に置く形にしています。
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ファイルを取得するうまく開けないときは info@syojin.com までご連絡ください。
このテンプレートは誰向けですか
- 運送業で配車・輸送の書類を作成している方
- 担当になったばかりで、まず使える様式が欲しい方
- 今使っている様式を見直す参考にしたい方
どのような場面で使いますか
配車・輸送の場面で使います。Wordで自社の内容に書き換えて使います。記入用・記入例・説明の3部が1つのファイルに入っているので、使うときは記入用だけを残してください。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 1 到着の見込み
- 2 対象の運行
- 便名
- 積荷
- 車両
- 運転者
- 出発地・出発時刻
- 3 遅延の原因
- 4 積荷の状況
- 5 当社がとっている対応
- 6 ご確認いただきたいこと
- 7 ご連絡先
- 営業所
- 担当
- 直通
- 代表
- 受付時間
文書のプレビュー
実際のファイルの記入例ページです。
| 配送遅延のご連絡とお詫び 【記入例】 | |
| 前文 | 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。このたび、下記の運行につきまして、到着が予定より遅れる見込みとなりま… |
| 見出し | 内容 |
| 1 到着の見込み | 見込みに変更が生じた場合は、直ちにご連絡いたします。また、16時の時点で改めて状況をご報告いたします。 |
| 2 対象の運行 | |
| 3 遅延の原因 | ○○自動車道 ○○インターチェンジ付近において、当社の車両とは別の車両による交通事故が発生し、上り線が2時間… |
| 4 積荷の状況 | 項目・状況 |
ファイル形式
| 形式 | Word（.docx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Word 2016以降 ／ Googleドキュメント ／ LibreOffice Writer |
| 用紙 | A4縦・余白20mmで設定済み |
| 構成 | 本文 ／ 記入例 ／ 説明 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Word 約 7 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 記入例と説明のページを削除します。ファイルの2ページ目以降が見本と説明です。使うときは1枚目だけを残してください。
- 枠で囲った基本情報を埋めます。事業所名・日付・作成者を先に入れておくと、後から版を追えます。
- 本文の「○○」を自社の内容に置き換えます。置き換え漏れがないか、保存前に「○」で検索してください。
- 自社に無い条や項目は、まるごと削除します。実態と違う条文を残すと、そこを指摘されます。
- 日付と署名欄を確認します。この2つが抜けていると差し戻しの原因になります。
カスタマイズ方法
- 条や項目の追加・削除は自由です。保護はかけていないため、自社の運用に合わせて書き換えられます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーに足してください。用紙はA4縦・余白20mmで設定してあります。
- 条番号を足し引きしたときは、本文中の「第○条に定める」という引用がずれていないかを確認してください。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
遅延のご連絡に書く事項
遅延のご連絡に書く事項は、次のとおりです。
| 書くこと | 注意 |
|---|---|
| 対象の運行 | 便名・積荷・当初の予定 |
| 遅延の見込み | 何時になるか |
| 原因 | 事実として分かっていること |
| 影響 | 荷卸し・次の工程 |
| とっている対応 | 何をしているか |
| 再発防止 | 自社に原因がある場合 |
| 連絡先 | 担当と直通 |
到着の見込みを、先に書く
荷主がいちばん知りたいのは、何時に着くかです。 原因の説明より先に、見込みの時刻を書いてください。
見込みが立たない場合は、「○時までに改めてご連絡します」と、次の連絡の時刻を約束します。分からないまま黙っているのがいちばん困らせます。
見込みは、余裕を持った時刻で伝えます。早く着くぶんには問題になりませんが、二度目の遅延連絡は信用を落とします。
原因は、事実だけを書く
原因の欄では、渋滞・事故・積込みの遅れ・車両の故障といった事実を書きます。自社に原因がある場合は、隠さずに書いてください。
隠して後から分かるほうが、大きな問題になります。自社の原因であれば、再発防止策もあわせて書きます。
天候や道路事情のように、こちらの責任でない場合も、対応として何をしたかを書いてください。「迂回路を検討しましたが、いずれも同様に渋滞していました」という一文があると、努力が伝わります。